1. Verantwortlicher und Betreiber
Die Bestellplattform FestlFlow wird von der folgenden Stelle entwickelt und betrieben, die für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung von Daten verantwortlich ist (soweit unten nichts anderes steht):
(Verein)
ZVR-Zahl:
E-Mail:
Telefon:
Web:
Bei Fragen zum Datenschutz, zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung wenden Sie sich bitte an die oben genannte Stelle.
Weitere Angaben zum Betreiber finden Sie im Impressum.
2. Wer ist wofür verantwortlich?
FestlFlow ist eine Plattform für Vereine und Betriebe (Mandanten), die damit Bestellungen bei Festen, Veranstaltungen und im Lokal abwickeln. Je nach Daten gilt:
- Daten der Mandanten selbst (Stammdaten, Zugang, Abrechnung des Plattform-Entgelts): Verantwortlicher ist der Betreiber (Abschnitt 1).
- Daten, die ein Mandant mit FestlFlow verarbeitet (Benutzer/Kellner, Bestellungen, Helfer, Gästebewertungen): Verantwortlicher ist der jeweilige Verein bzw. Betrieb. Der Betreiber verarbeitet sie nur in dessen Auftrag und nach dessen Weisungen (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO); die dafür nötige Vereinbarung wird mit dem Mandanten abgeschlossen. Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte zuerst an den Verein bzw. Betrieb, bei dem Sie bestellt oder mitgearbeitet haben.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
3.1 Gäste (Bestellung per QR-Code am Tisch)
Gäste benötigen kein Konto. Gespeichert werden die Bestellung (Tischnummer, bestellte Artikel, Menge, Zeitpunkt, Sonderwunsch, Status). Es werden keine Namen, keine Kontaktdaten und keine Zahlungsdaten erfasst; die App ist keine Kasse, bezahlt wird außerhalb. Die Bestellung wird vom Mandanten für den Betriebsablauf (Bons für Küche und Schank, Abrechnung am Tisch) und für Umsatzauswertungen verwendet. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse des Mandanten am Betriebsablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).
3.2 Anonyme Gästebewertung
Die Bewertung (Sterne/Antworten, optional ein freier Text) wird ohne Namen und ohne Kennung gespeichert. Die IP-Adresse wird nur kurzfristig im Arbeitsspeicher zur Missbrauchsabwehr (Mehrfachabgaben) verwendet und weder gespeichert noch protokolliert. Bitte geben Sie im Freitext keine personenbezogenen Angaben ein.
3.3 Kellner, Stationen und Benutzer des Mandanten
Der Mandant legt Benutzer (Vorname/Anzeigename) an, damit Bestellungen und Umsätze zugeordnet werden können. Gespeichert werden Name, Aktiv-Status und die Zuordnung zu Bestellungen und Auswertungen. Geräte melden sich mit dem Zugang des Mandanten (Zugangscode oder Benutzername und Kennwort) an; Stationen (Küche, Schank …) zusätzlich mit einer PIN. Die Verantwortung für die Information der eigenen Mitarbeiter und Helfer liegt beim Mandanten.
3.4 Helfer und To-dos
Für Helfer eines Mandanten werden Name, optional E-Mail-Adresse, zugewiesene Aufgaben und deren Erledigung gespeichert. Der persönliche Link eines Helfers wird nur als Prüfwert (Hash) gespeichert. Eine E-Mail mit dem Link wird nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mandanten versendet.
3.5 Mandanten und Ansprechpersonen
Zur Einrichtung und Abrechnung speichern wir Name des Vereins/Betriebs, Anschrift, Ansprechperson, Telefon und E-Mail, Einstellungen (Logo, Farben, Hintergrundbild, Speisekarte, Tische), den Tarif für das Plattform-Entgelt sowie Rechnungen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Rechnungen müssen nach § 132 BAO sieben Jahre aufbewahrt werden).
3.6 Administration und Sicherheit
Für die Verwaltung der Plattform gibt es Administratorkonten (Benutzername, Passwort als Hash, optional Zwei-Faktor-Verfahren). Sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldungen, fehlgeschlagene Versuche, Änderungen an Zugängen) werden mit Zeitpunkt, Benutzername bzw. Mandant und IP-Adresse protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Sicherheit und Missbrauchsabwehr). Zugangscodes, PINs und Zugangsdaten für den E-Mail-Versand sind verschlüsselt gespeichert, Kennwörter nur als nicht umkehrbarer Hash.
3.7 Kontaktformular (Zugang anfordern)
Wenn du über das Formular auf der Startseite einen Zugang anforderst, verarbeiten wir die Angaben, die du eingibst: Name, E-Mail-Adresse, optional deine Telefonnummer, Verein bzw. Betrieb und deine Nachricht. Sie werden nur verwendet, um deine Anfrage zu beantworten und einen Zugang einzurichten. Die Anfrage wird per E-Mail an die Kontaktadresse des Betreibers gesendet und zusätzlich in der Verwaltung gespeichert, damit keine Anfrage verloren geht; die IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. vorvertragliche Maßnahmen (lit. b). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen. Anfragen werden nach der Bearbeitung gelöscht.
3.8 Server-Protokolle
Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode), um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Cookies, lokaler Speicher, Tracking
FestlFlow setzt keine Cookies, keine Analyse- oder Werbedienste und keine Tracker ein und lädt keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern. Im Browser Ihres Geräts werden ausschließlich technisch notwendige Daten gespeichert (lokaler Speicher/Sitzungsspeicher): die Anmeldung des Geräts (24 Stunden), die gewählte Rolle, noch nicht gesendete Bestellungen bei Verbindungsabbruch sowie bei Administratoren die Sitzung. Diese Daten sind für den Betrieb erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021) und werden beim Abmelden bzw. nach Ablauf entfernt.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
- Hosting: Die Plattform läuft auf einem virtuellen Server der IONOS SE (Deutschland/EU) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
- E-Mail-Versand: Berichte, Rechnungen und Helfer-Links werden über das E-Mail-Postfach des Betreibers (SMTP) versendet; Inhalt und Empfänger werden dabei dem Mail-Anbieter bekannt.
- Druck: Bons werden direkt oder über einen Druck-Agenten im Betrieb des Mandanten gedruckt; dabei verlassen die Daten das Netzwerk des Mandanten nur in Richtung unseres Servers.
- Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, ausgenommen bei gesetzlicher Verpflichtung. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
6. Speicherdauer
- Bestellungen und Auswertungen eines Mandanten: solange der Mandant sie benötigt; Veranstaltungen können archiviert (Daten bleiben für die Auswertung) oder samt allen Daten gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Mandanten oder einer Veranstaltung werden deren Bestellungen, Benutzer, Helfer, Bewertungen und Einstellungen entfernt.
- Rechnungen und Abrechnungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht), auch nach dem Löschen eines Mandanten.
- Sicherheitsprotokoll und Server-Protokolle: nur so lange, wie es für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS), Trennung der Mandanten, Anmeldung für alle Geräte, begrenzte Anmeldeversuche mit Sperre, Verschlüsselung von Zugangsdaten (AES-256-GCM), Passwort-Hashes, Zwei-Faktor-Anmeldung für Administratoren, Sicherheitsprotokoll, regelmäßige Datensicherung.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Richten Sie Ihr Anliegen an den Verantwortlichen (Abschnitt 1 bzw. bei Bestell- und Mitarbeiterdaten an den jeweiligen Verein/Betrieb). Da Gästebestellungen und Gästebewertungen keinen Personenbezug enthalten, können sie nicht einzelnen Personen zugeordnet werden.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at, dsb@dsb.gv.at.
9. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Plattformversion: .